[Vaga de Emprego] Recrutamento do Grupo do Banco Africano de Desenvolvimento (BAD) para Assistente Administrativo

Empregos

Grupo do Banco Africano de Desenvolvimento (BAD) – Fundado em 1964, o Banco Africano de Desenvolvimento é a principal instituição de desenvolvimento pan-africana, promovendo o crescimento económico e o progresso social em todo o continente. Existem 80 Estados-Membros, incluindo 54 em África (Países Membros Regionais). A agenda de desenvolvimento do Banco está fornecendo o apoio financeiro e técnico para projetos transformadores que reduzirão significativamente a pobreza por meio de um crescimento econômico inclusivo e sustentável.

Estamos recrutando para preencher a posição abaixo:

Cargo: Pessoal de Curta Duração – Assistente Administrativo – ALSF

Número da posição: 50088805
Localização: Abidjan, Costa do Marfim
Classificação da posição: GS5

O Departamento de Contratação

• O African Legal Support Facility ("ALSF" ou "Facility") é uma organização internacional dedicada a prestar aconselhamento jurídico e assistência técnica aos países africanos em questões relativas a litígios de credores e transações comerciais complexas.
• O objetivo do Mecanismo é eliminar as capacidades técnicas assimétricas e nivelar o campo de especialização jurídica entre as partes durante litígios e negociações.
• Os principais objectivos da ALSF incluem: (i) ajudar os governos africanos na defesa contra litígios contra eles instaurados por fundos abutres (e outras entidades semelhantes); (ii) prestação de serviços de assessoria jurídica aos governos africanos na negociação de transacções comerciais complexas relacionadas com os recursos naturais e as indústrias extractivas, infraestruturas/PPP, energia e dívida soberana ("Sectores-chave"); (iii) capacitação de advogados e funcionários do governo relacionados ao acima exposto; e (iv) desenvolvimento de produtos de conhecimento.
• O ALSF está sediado no Banco Africano de Desenvolvimento (BAD), em Abidjan, Costa do Marfim e foi estabelecido por Tratado em 22 de dezembro de 2008. A sua composição está aberta a (a) todos os Estados membros do BAD; b) Outros Estados; c) BAD; e (d) outras organizações ou instituições internacionais. A ALSF conta atualmente com 60 membros, compreendendo 53 países e 7 organizações internacionais."

A Posição

• O objetivo do cargo é garantir o fluxo de trabalho suave das atividades da divisão de assuntos corporativos relacionadas a assuntos administrativos e de arquivo. Em particular, o objetivo do trabalho é fornecer apoio administrativo, na coordenação de múltiplos e diversos processos e atividades na divisão, garantindo assim a execução eficaz das decisões de gestão.

Principais funções
Sob a supervisão geral do Gerente, o Assistente Administrativo executa o seguinte:

• Conceber e manter sistemas de escritório eficientes.
• Acompanhe e acompanhe documentos, lide com correspondências gerais e resumos.
• Gerenciar o fluxo de informações recebendo, examinando, classificando e monitorando os ALSF's. Correio de entrada e saída, tendo em conta a prioridade e a urgência dos documentos em causa; organiza o arquivamento lógico desta correspondência.
• Lidar com chamadas telefônicas de entrada e saída.
• Estabelecer e atualizar a agenda e o catálogo de endereços de correio eletrônico.
• Elaborar correio e documentos em conformidade com as instruções administrativas.
• Projectos de memorandos e cartas de agradecimento a apresentar, juntamente com os seus documentos de base, para assinatura do Chefe de Divisão.
• Tomar as providências necessárias para visitar as delegações.
• Auxiliar e aconselhar o Chefe de Divisão em uma variedade de questões administrativas e de pessoal.
• Estabelecer sistema de controle de estoque para a gestão de material de escritório e outras propriedades da ALSF (computadores pessoais, impressoras, faxes, etc.); centraliza os pedidos de material de escritório apresentados pelo pessoal do departamento e toma providências para garantir a distribuição dos itens necessários. Processa o cronograma das reuniões da Divisão.
• Atualize os bancos de dados para garantir que modelos e dados corretos sejam usados para relatórios de gerenciamento.
• Organizar viagens, itinerários, vistos e processar despesas de viagem em conformidade com as políticas e procedimentos do Banco.
• Prestar apoio durante ausências de outros funcionários.
• Organizar eventos internos, reuniões e teleconferências e receber visitantes.
• Preparar e organizar documentos para reuniões de gestão e reuniões de Diretoria e GC, bem como documentos informativos, relatórios, planilhas e apresentações
• Processar a solicitação para incorrer em despesas de representação; Acompanhamento das acções a empreender pelos serviços em causa.
• Arquivo e arquivo de documentação legal em vários sistemas impressos e eletrônicos
• Contato com clientes internos e externos em assuntos como due diligence e modalidades de execução.
• Processar trabalhos externos de consultoria e consultoria de acordo com todos os procedimentos e processos de aprovação relevantes, preparando contratos de trabalho / consultoria e organizando o faturamento.
• Execute quaisquer outras tarefas administrativas conforme atribuído.

Competências (Habilidades, Experiência e Conhecimento)

• Um mínimo de um diploma de bacharel em Administração de Empresas, Gestão, Direito e áreas afins
• Experiência em funções de secretariado e/ou arquivamento seria uma vantagem
• Fluente em inglês ou francês, com excelentes habilidades de comunicação escrita e oral.
• O conhecimento do francês, tanto escrito quanto falado, seria uma vantagem
• Um mínimo de quatro (4) anos de experiência de trabalho relevante,
• Capacidade de lidar bem sob pressão
• Capacidade de construir relações de trabalho eficazes com clientes e colegas em um ambiente multicultural.
• Consciencioso, confiável e flexível com uma atitude profissional e prestativa.
• Forte jogador de equipe
• Capacidade de multi-tarefa, mantendo-se calmo e profissional.
• Excelente maneira interpessoal
• Capacidade de exercer julgamento e lidar discretamente com informações e dados confidenciais / sensíveis.
• A familiaridade com termos legais, jargões e a prática da lei (interna ou escritório de advocacia) será uma vantagem.
• Boa capacidade organizacional e proatividade.
• Mostrar Iniciativa para realizar tarefas e projetos com orientação mínima.
• Boas habilidades de comunicação.
• Atenção aos detalhes.

Como aplicar
Candidatos interessados e qualificados devem:
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Nota: Esta posição não atrai termos e condições internacionais. O titular do cargo será considerado um pessoal de curta duração (pessoal local).

Prazo de inscrição 14 de agosto de 2022.