General Services Analyst presso OPEC Fund for International Development

Il Fondo OPEC per lo sviluppo internazionale è un'istituzione multilaterale di finanziamento dello sviluppo istituita nel 1976. I nostri 12 paesi membri sono: Algeria, Ecuador, Gabon, Indonesia, Repubblica islamica dell'Iran, Iraq, Kuwait, Libia, Nigeria, Arabia Saudita, Emirati Arabi Uniti e Repubblica Bolivariana del Venezuela. Stiamo reclutando per riempire la posizione seguente: Titolo di lavoro: Analista di servizi generali Posizione: Austria Profilo di lavoro

• Il post-holder fornisce l'esecuzione complessiva di attività varie e interconnesse, per supportare il Fondo OPEC nell'adempimento della sua missione e raggiungere i suoi obiettivi strategici attraverso la fornitura di servizi efficaci, efficienti e di alta qualità nei settori della gestione dei viaggi, della sicurezza degli uffici, dell'ergonomia e dell'igiene, nonché di vari supporti amministrativi e logistici.

Doveri e responsabilità Gestione dei viaggi:

• Elabora, tramite SAP, le richieste di viaggio ufficiale dei membri del personale.
• Organizza la prenotazione dei biglietti per i membri del personale che viaggiano in missione ufficiale contattando gli agenti di viaggio con cui il Fondo OPEC ha un accordo.
• Elabora, tramite SAP, la liquidazione delle spese di viaggio al ritorno del membro del personale dalla missione.
• Fornisce informazioni, quando richiesto, ai membri del personale sui viaggi, compresi i diritti, il processo e le procedure.

Supporto amministrativo e logistico:

• Amministra la richiesta di acquisto, l'ordine di acquisto e la cancellazione delle fatture.
• Amministra la richiesta di telefoni cellulari ufficiali da parte di membri del personale senior; richiesta di garage; Spedizioni DHL; rimborsi IVA; e gli incarichi dei conducenti.
• Partecipa all'organizzazione di riunioni ospitate e tenute al di fuori del Fondo OPEC, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la prenotazione della sede, la prenotazione della sala per i partecipanti, le modalità di trasporto, la fornitura delle attrezzature tecniche necessarie e la stazionaria necessaria per l'evento.
• Coordina le richieste di rinfreschi per i servizi interni di conferenze/riunioni.
• Prepara brevi materiali di comunicazione (report, memo, email a tutto il personale, ecc.), come richiesto/richiesto.
• Assicura che lo stock di articoli da cucina, ad esempio caffè, tè, latte, zuccheri, ecc. siano disponibili secondo necessità.
• Assiste negli accordi e nella logistica per vari eventi e riunioni tenuti presso il Fondo OPEC.

Ergonomia / Igiene dell'ufficio:

• Organizza l'allocazione efficiente e / o il trasferimento di sale ufficio, l'invio di mobili e attrezzature per ufficio in linea con i requisiti ergonomici.
• Prepara un rapporto annuale che riassume i progressi e l'efficacia del programma ergonomico basato su rapporti ergonomici mensili e mantiene registri di valutazioni e rapporti ergonomici.
• Organizza lo smaltimento di articoli obsoleti, da 2 a 3 volte l'anno.
• Organizza le questioni relative all'igiene dell'ufficio / pulizia.
• Conforme alle raccomandazioni individuate a seguito di una valutazione ergonomica e delle richieste di attrezzature.
• Svolge altri compiti come richiesto dal supervisore.

Gestione delle persone:

• Supervisiona un team che esegue il lavoro di routine, senza responsabilità formali di valutazione delle prestazioni.
• Sviluppa capacità personali utilizzando le opportunità di formazione formale e informale esistenti, mentre allena anche gli altri come richiesto.

Qualifiche ed esperienza

• Un diploma in aggiunta alla competenza e ad altri corsi di formazione in amministrazione, gestione dei viaggi, logistica o sistema di gestione dei dati.
• Una laurea in economia o pubblica amministrazione sarà un ulteriore vantaggio.
• Minimo di 5 anni di esperienza professionale rilevante (in ergonomia, amministrazione dei viaggi e / o logistica).
• Ottime capacità comunicative in inglese e tedesco.

Competenze:

• Ampia conoscenza nell'utilizzo di tecnologie per ufficio, come applicazioni Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, ecc.), Intra/Internet e gestione di database on-line.
• Capacità di lavorare in modo indipendente con supervisione e guida minime.
• Buone capacità interpersonali, organizzative e di gestione del tempo.
• Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta, fluidità in inglese.

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