Tareas
Grupo del Banco Africano de Desarrollo (BAfD) – Establecido en 1964, el Banco Africano de Desarrollo es la principal institución de desarrollo panafricana, que promueve el crecimiento económico y el progreso social en todo el continente. Hay 80 Estados miembros, incluidos 54 en África (países miembros regionales). La agenda de desarrollo del Banco está brindando apoyo financiero y técnico para proyectos transformadores que reducirán significativamente la pobreza a través de un crecimiento económico inclusivo y sostenible.
Estamos reclutando para llenar el puesto a continuación:
Cargo: Personal Corto Plazo – Asistente Administrativo – ALSF
Número de posición: 50088805
Ubicación: Abidjan, Costa de Marfil
Grado de posición: GS5
El Departamento de Contratación
- El Servicio Africano de Apoyo Jurídico ("ALSF" o "Mecanismo") es una organización internacional dedicada a proporcionar asesoramiento jurídico y asistencia técnica a los países africanos en asuntos relacionados con litigios de acreedores y transacciones comerciales complejas.
- El objetivo del Mecanismo es eliminar las capacidades técnicas asimétricas y nivelar el campo de experiencia jurídica entre las partes durante los litigios y las negociaciones.
- Los principales objetivos de la ALSF incluyen: i) ayudar a los gobiernos africanos a defenderse contra los litigios presentados contra ellos por los fondos buitre (y otras entidades similares); (ii) prestar servicios de asesoramiento jurídico a los gobiernos africanos en la negociación de transacciones comerciales complejas relacionadas con los recursos naturales y las industrias extractivas, la infraestructura / APP, la energía y la deuda soberana ("Sectores clave"); iii) creación de capacidad para abogados y funcionarios gubernamentales en relación con lo anterior; y iv) desarrollo de productos de conocimiento.
- El ALSF tiene su sede en el Banco Africano de Desarrollo (BAfD), en Abiyán, Costa de Marfil y fue establecido por Tratado el 22 de diciembre de 2008. Su membresía está abierta a: a) todos los Estados miembros del BAfD; b) otros Estados; c) BAfD; y d) otras organizaciones o instituciones internacionales. La ALSF cuenta actualmente con 60 miembros, que comprenden 53 países y 7 organizaciones internacionales".
La posición
- El objetivo del puesto es garantizar el flujo de trabajo sin problemas de las actividades de la división de asuntos corporativos relacionadas con asuntos administrativos y de archivo. En particular, el propósito del trabajo es proporcionar apoyo administrativo, en la coordinación de múltiples y diversos procesos y actividades en la división, asegurando así la ejecución efectiva de las decisiones de gestión.
Funciones clave
Bajo la supervisión general del Gerente, el Asistente Administrativo realiza lo siguiente:
- Diseñar y mantener sistemas de oficina eficientes.
- Seguimiento y seguimiento de documentos, manejo de correspondencia general y resúmenes.
- Gestionar el flujo de información recibiendo, examinando, clasificando y monitoreando los ALSF. Correo entrante y saliente, teniendo en cuenta la prioridad y urgencia de los documentos en cuestión; organiza el archivo lógico de esta correspondencia.
- Manejar llamadas telefónicas entrantes y salientes.
- Establecer y actualizar la agenda y la libreta de direcciones de correo electrónico.
- Redactar el correo y los documentos de conformidad con las instrucciones administrativas.
- Proyectos de memorandos y cartas de acuse de recibo que se presentarán, junto con sus documentos de antecedentes, para su firma por el Jefe de División.
- Hacer los arreglos necesarios para las delegaciones visitantes.
- Asistir y asesorar al Jefe de División en una variedad de asuntos administrativos y de personal.
- Establecer un sistema de control de existencias para la gestión de suministros de oficina y otras propiedades de ALSF (computadoras personales, impresoras, faxes, etc.); Centraliza las solicitudes de suministros de oficina presentadas por el personal del Departamento y adopta disposiciones para asegurar la distribución de los artículos necesarios. Procesa el calendario de las reuniones de la División.
- Actualice las bases de datos para asegurarse de que se utilizan plantillas y datos correctos para los informes de administración.
- Organizar viajes, itinerarios, visas y procesar gastos de viaje de conformidad con las políticas y procedimientos del Banco.
- Proporcionar apoyo durante las ausencias de otros miembros del personal.
- Organizar eventos internos, reuniones y conferencias telefónicas y recibir visitas.
- Preparar y organizar documentos para reuniones de gestión y reuniones de la Junta y el Consejo General, así como documentos informativos, informes, hojas de cálculo y presentaciones
- Procesar la solicitud para incurrir en gastos de representación; seguimiento de las medidas que deben adoptar los servicios interesados.
- Archivo y archivo de documentación legal en diversos sistemas impresos y electrónicos
- Servir de enlace con clientes internos y externos en asuntos como la debida diligencia y las modalidades de ejecución.
- Procesar contratos de asesoría externa y consultoría de acuerdo con todos los procedimientos y procesos de aprobación relevantes, preparando contratos de contratación / consultoría y organizando la facturación.
- Realizar cualquier otra tarea administrativa asignada.
Competencias (habilidades, experiencia y conocimientos)
- Un mínimo de una licenciatura en Administración de Empresas, Gestión, Derecho y campos relacionados
- La experiencia en tareas de secretaría y / o archivo sería una ventaja
- Fluidez en inglés o francés, con excelentes habilidades de comunicación escrita y oral.
- El conocimiento del francés, tanto escrito como hablado, sería una ventaja.
- Un mínimo de cuatro (4) años de experiencia laboral relevante,
- Capacidad para hacer frente bien bajo presión
- Capacidad para construir relaciones de trabajo efectivas con clientes y colegas en un entorno multicultural.
- Concienzudo, confiable y flexible con una actitud profesional y servicial.
- Fuerte jugador de equipo
- Capacidad para realizar múltiples tareas sin dejar de ser tranquilo y profesional.
- Excelente manera interpersonal
- Capacidad para ejercer juicio y tratar discretamente con información y datos confidenciales / sensibles.
- La familiaridad con los términos legales, la jerga y la práctica de la ley (interna o bufete de abogados) será una ventaja.
- Buena capacidad de organización y proactividad.
- Mostrar iniciativa para emprender tareas y proyectos con una orientación mínima.
- Buenas habilidades de comunicación.
- Atención al detalle.
Cómo aplicar
Los candidatos interesados y calificados deben:
Haga clic aquí para aplicar
Nota: Esta posición no atrae términos y condiciones internacionales. El titular del puesto se considerará un personal temporero (personal local).
Fecha límite de solicitud 14 de agosto de 2022.
